Hướng dẫn trộn thư trong Word 2010, 2013, 2016 chi tiết

Trộn thư trong Word giúp người dùng tạo hàng loạt thư mời, thông báo hoặc tài liệu cá nhân hóa mà không cần nhập từng thông tin thủ công. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong soạn thảo văn bản hành chính, phiếu khảo sát hoặc hợp đồng.

Bài viết liên quan

  • Cách chèn Text Box trong Word
  • Hướng dẫn tạo Footnote trong Word, chú thích cuối trang
  • Cách kẻ bảng, tạo table trong Word 2016
  • Tạo mật khẩu file word 2013, 2016, word 365, đặt Password tập tin Word
  • Cách tạo, xóa khung viền Word 2007, 2010, 2013, 2016

Trong bài viết này, Tải Miễn Phí sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện trên các phiên bản Word phổ biến.

 


Cách trộn thư trong Microsoft Word

Trước tiên, các bạn cần có file word gốc có sẵn để chèn thông tin vào.

Đối với Word 2007 – 2019

Bước 1: Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn chức năng Step by Step Mail Merge Wizard…

huong dan tron thu trong word

Bước 2: Chọn Letters và nhấn Next.

tron thu trong word tron van ban word

Bước 3: Chọn Use the current documnent sau đó nhấn Next.

cach tron van ban trong phan mem word

Bước 4: Chọn Type a new list để tạo danh sách mới, sau đó nhấn Next.

huong dan tron van ban trong word moi nhat

Bước 5: Xuất hiện hộp thoại tạo các trường của danh sách, bạn kích vào nút Customize Columns… để xóa, thêm hoặc sửa tên các trường có sẵn theo ý của mình.

tron thu trong word don gian

Bước 6: Chọn trường cần xóa và kích nút Delete để xóa nó (nhấn Yes xác nhận), kích Rename… để sửa tên trường theo ý bạn.

cach tron thu trong word don gian

Bước 7: Sau khi hoàn thành các tên trường, các bạn tiến hành nhập dữ liệu tương ứng. Nhấn New Entry để thêm dòng mới. Nhập hoàn thành nhấn OK để kết thúc.

cach tron nhieu thu trong word 2010

Bước 8: Tiến hành chọn nơi lưu file danh sách và đặt tên cho nó, sau đó nhấn Save.

cach tron thu trong word 2016

Bước 9: Nhấn OK

huong dan cach tron thu trong word 2013

Bước 10: Nhấn Next để tiếp tục

cach trong van ban trong word 2010

Bước 11: Đặt trỏ chuột vào vị trí bạn cần chèn thông tin và kích More items…

tron thu mail merge trong word

Bước 12: Chọn trường tương ứng, sau đó nhấn Insert. Lặp lại bước này cho đến khi đã chèn hết các trường trong danh sách.

word mail merge

Bước 13: Nhấn Next để xem kết quả

cach tron van ban tron thu trong word 2016

Và đây là kết quả:

cach tron van ban tron thu trong word 2019

Đối với Word 2003

Bước 1: Mở file word cần trộn thư, sau đó vào Tools, chọn Letters and Mailings và chọn tiếp Mail Merge…

tron thu trong word don gian nhat

Bước 2: Tại khung Mail Merge xuất hiện bên phía tay phải trang word ta chọn Letters và nhấn Next.

huong dan cach tron thu tren word 2013

Bước 3: Chọn mục Use the current document và tiếp tục nhấn Next.

cach tron thu trong word su dung mail merge

Bước 4: Chọn Use an existing list (dùng danh sách có sẵn) và nhấn Next. Bạn cũng có thể tạo mới danh sách bằng cách nhấp vào tùy chọn Type a new list.

su dung mail merge tron thu trong word

Bước 5: Chọn đường dẫn đến file Excel cần chèn, nhấp chọn file sau đó nhấn Open.

huong dan tron van ban tron thu tren word

Bước 6: Chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK.

cach tron mail merge

Bước 7: Nếu muốn chèn tất cả các dòng nhấp chọn Sellect All. Còn nếu chèn chọn lọc thì bỏ chọn trước dòng dữ liệu không muốn chèn, sau đó nhấn OK.

tron thu trong word don gian nhat

Bước 8: Tiếp tục nhấn Next

huong dan cach tron thu su dung mail merge trong word

Bước 9: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó kích vào More Items…

cach tron van ban trong word 2016

Bước 10: Xuất hiện cửa sổ Insert Merge Field, ta chọn đúng trường dữ liệu cần chèn và nhấn Insert để tiến hành chèn. Nhấn Close để đóng cửa sổ.

huong dan tron van ban trong word 2010

Bước 11: Lặp lại bước trên cho đến khi chèn hết các trường dữ liệu mong muốn. Sau đó nhấn Next để xem kết quả.

cach tron thu don gian nhat tren word

Bước 12: Nhấn Next.

cach tron thu trong word 2010

Bước 13: Kích vào Edit individual letters… để xem toàn bộ danh sách sau khi trộn.

cach tron thu trong word va excel

Bước 14: Chọn All

cach tron thu trong word 2010 don gian

Bước 15: Bạn cũng có thể lưu danh sách này bằng cách nhấn Ctrl + S, sau đó chọn nơi lưu, nhập tên file và nhấn Save để lưu.

huong dan cach tron thu trong word 2013

Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách trộn thư trong Word 2010, 2013, 2016 một cách chi tiết, giúp tạo nhanh các giấy mời, thư cảm ơn, hợp đồng chỉ với vài thao tác đơn giản. Nhờ đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian khi làm việc với nhiều người nhận mà không cần nhập từng thông tin thủ công.


Ngoài ra, nếu gặp vấn đề khi soạn thảo, bạn hãy tham khảo các mẹo hữu ích như cách khắc phục lỗi font chữ khi trộn thư trong Word hoặc chỉnh sửa danh sách dữ liệu trong Excel để trộn thư hiệu quả hơn. Những thủ thuật này sẽ giúp bạn thao tác nhanh và chính xác hơn trên Word.

Bài viết gốc tại đây

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *